Theo đó, các phòng, ban, trung tâm tiến hành rà soát điều kiện, môi trường phòng làm việc đảm bảo an toàn tài liệu lưu tại phòng trong điều kiện thời tiết nắng nóng; đồng thời sắp xếp tài liệu trong phòng làm việc ngăn nắp, khoa học; tắt các thiết bị điện khi không sử dụng; thực hiện đúng chế độ nộp lưu và bảo quản hồ sơ, tài liệu tập trung tại Kho lưu trữ cơ quan an toàn và sử dụng tài liệu có hiệu quả.

Đối với Bộ phận Lưu trữ cơ quan chủ động rà soát điều kiện, môi trường Kho lưu trữ để bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ trong điều kiện thời tiết nắng nóng, trong đó chú ý công tác phòng cháy, chữa cháy và các biện pháp an toàn về điện tại Kho lưu trữ cơ quan; tổ chức sắp xếp ngăn nắp, khoa học Kho lưu trữ, thường xuyên kiểm tra nhằm có biện pháp khắc phục, đảm bảo tốt môi trường trong Kho lưu trữ theo quy định và phương tiện phục vụ công tác phòng cháy, chữa cháy; phòng trừ mối mọt, côn trùng…; tích cực xử lý tại chỗ, hạn chế thấp nhất thiệt hại đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ đồng thời báo cáo với Lãnh đạo Văn phòng có biện pháp chỉ đạo đối với trường hợp xảy ra mối, mọt, cháy, nổ ảnh hưởng trực tiếp đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong kho…

PV Hồng Lựu