1. Thành lập bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh ra quyết định thành lập bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Phòng Tổ chức - Hành chính, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh. Bộ phận này chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định bố trí cán bộ công chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; dự kiến có từ 02 đến 03 cán bộ chuyên trách.

Cán bộ công chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả là những người có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ có kinh nghiệm công tác, có khả năng am hiểu và giao tiếp tương ứng với những công việc được áp dụng giải quyết theo cơ chế một cửa. Có nhiệm vụ xem xét kiểm tra hồ sơ của các tổ chức, vào sổ theo dõi và viết phiếu hẹn thời gian trả kết quả, chuyển cho chuyên viên các phòng, bộ phận, chuyên môn tham mưu giải quyết, trình lãnh đạo ký, chuyển đến văn thư vào sổ, đóng dấu và giao lại cho bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để trả cho đối tượng theo giấy hẹn.

2. Địa điểm, thời gian làm việc, giao dịch

- Bố trí 01 phòng tầng 1 tại trụ sở làm việc của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

- Diện tích phòng làm việc cho cán bộ, công chức và nơi ngồi chờ cho người đại diện tổ chức, cá nhân đảm bảo theo quy định, sạch sẽ, ngăn nắp.

Thời gian hoạt động giao dịch của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chính thức bắt đầu từ tháng 01 năm 2009. 

Thời gian tiếp nhận và trả hồ sơ được quy định: Tất cả các ngày trong tuần từ thứ 2 đến thứ 6:

- Buổi sáng từ 8 giờ 00 đến 11 giờ 00;

- Buổi chiều từ 13h30 giờ đến 16 giờ 30.

Thời gian còn lại để sắp xếp, giao nhận hồ sơ với các phòng, ban chức năng của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, tổng hợp báo cáo kết quả với lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

3. Trang thiết bị làm việc

- Trang bị bàn, ghế, tủ tài liệu cho cán bộ, công chức làm việc, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo quy định của Nhà nước.

- Cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả phải đeo thẻ công chức theo quy định.

- Trên bàn làm việc của mỗi cán bộ công chức phải ghi rõ họ tên chức danh, lĩnh vực tiếp nhận, công việc mà cán bộ công chức theo dõi tiếp nhận và trả kết quả.

- Trang bị máy điện thoại, máy vi tính, máy in và một số thiết bị khác phục vụ làm việc, giao dịch cho cán bộ, công chức bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

- Trang bị phần mềm tin học chuyên dụng cho bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

4. Ban hành quy chế và niêm yết công khai

- Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành quy chế quy định quy trình tiếp nhận, chuyển hồ sơ, xử lý, trình ký, trả lại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cho tổ chức, cá nhân;

- Niêm yết công khai các quy định, thủ tục hành chính, giấy tờ hồ sơ giải quyết đối với từng lĩnh vực, công việc; mức thu phí, lệ phí và thời gian giải quyết các loại công việc (được treo ở vị trí dễ nhận biết nhất).

- Đăng tải phổ biến trên mạng Internet thông qua trang Website của tỉnh.

Nguồn: Quyết định số 3284/QĐ-UBND ngày 15/12/2008