Điều 14. Quy định về xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của UBND tỉnh

1. Căn cứ ý kiến chỉ đạo của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, Trưởng phòng Kinh tế Tổng hợp, phối hợp với các phòng chuyên môn khác đôn đốc các sở, ban, ngành, địa phương đề xuất những nội dung cần đưa vào chương trình công tác của UBND tỉnh hàng tuần, tháng, quý, năm. Trên cơ sở đó Phòng Kinh tế Tổng hợp dự thảo chương trình công tác báo cáo Chánh Văn phòng UBND tỉnh trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định.

2. Chuyên viên khối nghiên cứu chịu trách nhiệm về nội dung của ngành, lĩnh vực mình theo dõi để đưa vào chương trình công tác theo đề xuất của ngành lĩnh vực sau khi đã báo cáo với lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách ngành, lĩnh vực.

Điều 15. Quy định về chuẩn bị nội dung và công tác phục vụ phiên họp UBND tỉnh, các cuộc họp, làm việc của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh

1. Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh, các phòng chuyên môn khối nghiên cứu và các chuyên viên phải nắm chắc yêu cầu về nội dung ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách ngành, lĩnh vực để truyền đạt, theo dõi, đôn đốc các sở, ngành, địa phương chuẩn bị đề án, báo cáo trong chương trình công tác tháng, quý, 6 tháng, năm bảo đảm chất lượng và đúng thời gian quy định; khi cần điều chỉnh nội dung, thời gian trình báo cáo, đề án thì các sở, ban, ngành, địa phương phải có văn bản đề nghị Chủ tịch UBND tỉnh  để xem xét, quyết định.

- Khi đề án, báo cáo đã được cơ quan chủ trì soạn thảo trình chính thức, chậm nhất 03 ngày (ngày làm việc) kể từ ngày nhận được đề án, báo cáo, chuyên viên phải thẩm tra xong và trình lãnh đạo UBND tỉnh quyết định theo thẩm quyền.

- Trong quá trình thẩm tra đề án, nếu có những nội dung chưa rõ, chưa nhất trí hoặc có những ý kiến khác nhau giữa các sở, ngành, thì chuyên viên phải chủ động đề xuất với lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh để xem xét và có ý kiến để giải quyết.

- Các báo cáo, đề án, trình phiên họp UBND tỉnh phải gửi đến các thành viên UBND tỉnh trước 3 ngày (trừ trường hợp đột xuất).

- Sau phiên họp UBND tỉnh, các cuộc họp, làm việc của lãnh đạo UBND tỉnh chậm nhất 3 ngày chuyên viên được phân công theo dõi có trách nhiệm hoàn tất dự thảo ý kiến kết luận, gửi lãnh đạo Văn phòng được phân công phụ trách cho ý kiến trước khi trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh chủ trì phiên họp thông qua nội dung để lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh ký, ban hành.

2. Đối với phiên họp UBND tỉnh

- Phòng Kinh tế Tổng hợp có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng UBND tỉnh chuẩn bị về chương trình kỳ họp, gửi giấy mời cho các thành viên UBND tỉnh và các thành phần liên quan mời dự họp; chuẩn bị đầy đủ các loại tài liệu của cơ quan, đơn vị trình tại phiên họp gửi các thành viên UBND tỉnh theo quy định; theo dõi diễn biến chung của phiên họp; theo dõi thành phần dự họp, thực hiện nội dung, chương trình họp; soạn thảo thông báo kết luận gửi Chánh Văn phòng xem xét nội dung, hoàn chỉnh kết luận, trình Chủ tịch UBND tỉnh thông qua nội dung trước khi trình Chánh Văn phòng UBND tỉnh ký, ban hành. Phòng Hành chính - Tổ chức, phòng Quản trị - Tài vụ  bảo đảm các điều kiện phục vụ phiên họp;

- Trưởng, Phó các phòng khối chuyên viên nghiên cứu và chuyên viên có trách nhiệm tham dự đầy đủ các phiên họp của UBND tỉnh, trường hợp vắng mặt phải được sự đồng ý của lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh, các chuyên viên theo dõi ngành có trách nhiệm đôn đốc Lãnh đạo sở, ngành, đơn vị có nội dung hoặc thành phần dự họp tham gia đúng thành phần, thời gian quy định; ghi chép đầy đủ những nội dung thuộc lĩnh vực được phân công theo dõi.

 3. Đối với cuộc họp, buổi làm việc của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh:

- Chuyên viên theo dõi ngành, lĩnh vực có trách nhiệm giúp lãnh đạo Văn phòng phụ trách ngành, lĩnh vực chuẩn bị chương trình cuộc họp của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh, chuẩn bị giấy mời họp; giúp lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh theo dõi thành phần dự họp, thực hiện nội dung, chương trình họp và ghi biên bản cuộc họp; phòng Hành chính - Tổ chức, phòng Quản trị - Tài vụ  bảo đảm các điều kiện phục vụ phiên họp.

-  Trưởng, Phó các phòng khối chuyên viên nghiên cứu và chuyên viên theo dõi ngành, lĩnh vực có trách nhiệm tham dự đầy đủ các phiên họp của UBND tỉnh, trường hợp vắng mặt phải được sự đồng ý của lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh; có trách nhiệm chuẩn bị chương trình, giấy mời họp đối với các cuộc họp, buổi làm việc chuyên đề, giải quyết, xử lý các công việc của lãnh đạo UBND tỉnh. Các chuyên viên theo dõi lĩnh vực thuộc sở, ban, ngành, đơn vị có trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhở kiểm tra việc chuẩn bị tài liệu và dự họp của đại diện lãnh đạo các sở, ngành; ghi chép đầy đủ nội dung lĩnh vực được phân công theo dõi; soạn thảo thông báo kết luận gửi lãnh đạo Văn phòng cho ý kiến về nội dung kết luận trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh thông qua nội dung để lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh ký, ban hành.

4. Chánh Văn phòng UBND tỉnh giúp Chủ tịch UBND tỉnh xây dựng chương trình, đôn đốc, kiểm tra toàn bộ các hội nghị, phiên họp, cuộc họp, buổi làm việc của UBND tỉnh, chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh theo chương trình công tác tuần, tháng; Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh được phân công phụ trách theo dõi từng lĩnh vực có trách nhiệm chỉ đạo phòng chuyên môn hoặc chuyên viên theo dõi, đôn đốc việc chuẩn bị nội dung, giấy mời các hội nghị, phiên họp, cuộc họp, buổi làm việc.

- Nếu có thay đổi về thời gian hội nghị, phiên họp, cuộc họp, buổi làm việc chuyên viên theo dõi phải báo cáo lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh xem xét, báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách quyết định; đối với cuộc họp đột xuất không có trong chương trình công tác tuần, tháng phải báo cáo lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh để báo cáo xin ý kiến của Chủ tịch, hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách xem xét, quyết định.

Điều 16. Quy định chung về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản

1. Thực hiện theo Quyết định số 3625/QĐ-UBND ngày 28/12/2010 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy định về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND tỉnh; Công văn số 3040/UBND-VX ngày 25/12/2012 của UBND tỉnh về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan HCNN thông qua hệ thống phần mềm QLVB&ĐH của tỉnh; Công văn số 1172/VPUBND ngày 12/12/2011 của Văn phòng UBND tỉnh về việc gửi file điện tử hồ sơ trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; Công văn số 2484/VPUBND ngày 28/12/2012 của Văn phòng UBND tỉnh về việc hướng dẫn gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan HCNN thông qua hệ thống phần mềm QLVB&ĐH tỉnh; Công văn số 283/VPUBND-TTTH ngày 07/02/2013 của Văn phòng UBND tỉnh về việc Quy định đính kèm văn bản đi trên phần mềm QLVB&ĐH.

2. Ngoài việc thực hiện Điểm 1 của Điều 16 Quy chế này, trong quá trình tiếp nhận, xử lý văn bản cần thực hiện một số quy định cụ thể sau:

a. Quy định quản lý văn bản đến

1. Văn bản đến UBND tỉnh, lãnh đạo UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh phải qua văn thư (trường hợp các chuyên viên nhận văn bản trực tiếp của các sở, ban, ngành, đơn vị hoặc do lãnh đạo UBND tỉnh chuyển đến, chuyên viên nhận văn bản trực tiếp có trách nhiệm chuyển đến bộ phận văn thư để xử lý theo quy trình quy định). Văn thư có trách nhiệm chuyển Chánh Văn phòng UBND tỉnh xem xét, xử lý, sau đó vào sổ công văn đến, thực hiện theo dõi trên phần mềm QLVB của Văn phòng và chuyển cho chuyên viên nghiên cứu để tham mưu đề xuất cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách xem xét, quyết định. Riêng đối với công văn mật, điện mật phải xử lý theo dõi riêng theo quy định; đối với phong bì gửi đến ghi rõ tên, địa chỉ người nhận, văn thư có trách nhiệm chuyển nguyên vẹn đến người nhận.

2. Mỗi văn bản bằng giấy chỉ chuyển đến một đầu mối, trường hợp nội dung  văn bản có liên quan đến chuyên viên khác thì sẽ được Scan qua phần mềm QLVB của Văn phòng, chuyên viên nhận được văn bản giấy có trách nhiệm trao đổi với chuyên viên có liên quan để thống nhất nội dung xử lý, báo cáo. Trường hợp văn bản chuyển nhầm đối tượng xử lý thì người nhận phải gửi trả lại ngay cho văn thư để chuyển người có trách nhiệm giải quyết; trường hợp cần điều chỉnh đối tượng được giao xử lý sang phòng khác, chuyên viên không được tự tiện điều chuyển mà phải báo cáo Chánh Văn phòng UBND tỉnh để xem xét, quyết định.

3. Các loại văn bản do cấp trên gửi đến UBND tỉnh, chỉ sao gửi khi có yêu cầu của lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh, trong trường hợp sau khi nghiên cứu, nếu thấy cần thiết phải sao gửi thì báo cáo xin ý kiến lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh quyết định.

4. Chuyên viên trong quá trình xử lý công việc có trách nhiệm lập hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ công việc để phục vụ công tác thường xuyên và nộp lưu trữ theo quy định.

b. Quy định về xử lý văn bản đến

1. Chỉ trình lãnh đạo UBND tỉnh những văn bản, đề án, báo cáo có đủ thủ tục, thuộc phạm vi, thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh theo Quy chế làm việc của UBND tỉnh; không trình giải quyết những văn bản vượt cấp (trừ những trường hợp đột xuất về an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, thiên tai, dịch bệnh, .. ) hoặc những công văn do người không đủ thẩm quyền ký. Không xử lý những công văn không gửi qua văn thư.

2. Khi nhận được hồ sơ, tài liệu của các sở ban, ngành, đơn vị trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, chuyên viên được phân công xử lý có trách nhiệm thẩm định hồ sơ: về trình tự, thủ tục, thể thức, nội dung, đối chiếu với các quy định hiện hành của nhà nước và các nội dung công việc đã xử lý có liên quan, lập phiếu trình giải quyết công việc, soạn thảo văn bản xử lý trình lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực xem xét trước khi trình lãnh đạo UBND tỉnh.

- Nếu hồ sơ trình của sở, ban, ngành, đơn vị không đúng quy định hoặc chưa đạt yêu cầu thì trong vòng 02 ngày (ngày làm việc) kể từ ngày nhận hồ sơ trình, chuyên viên được phân công xử lý có trách nhiệm trả lại hồ sơ và yêu cầu thủ trưởng cơ quan trình bổ sung đầy đủ hồ sơ theo quy định.

- Đối với các văn bản của UBND tỉnh giao các sở, ngành, đơn vị soạn thảo, nếu thể thức, hình thức văn bản không phù hợp, chưa đúng quy định, chuyên viên được phân công xử lý có trách nhiệm phối hợp với cơ quan chủ trì soạn thảo, hoàn chỉnh dự thảo theo đúng yêu cầu quy định.

- Chuyên viên được phân công xử lý có ý kiến thẩm định độc lập về nội dung, tính thống nhất, hợp pháp của văn bản; đồng thời phối hợp với cơ quan chủ trì soạn thảo văn bản chỉnh sửa những nội dung không đúng, không phù hợp trong văn bản dự thảo trước khi trình; chủ động phối hợp với các bộ phận liên quan trong Văn phòng UBND tỉnh, trao đổi những vấn đề liên quan, chuyên viên được hỏi ý kiến phải trả lời bằng văn bản trong vòng 02 ngày (ngày làm việc). Đối với những vấn đề chưa thống nhất được với cơ quan chủ trì soạn thảo văn bản, chuyên viên có trách nhiệm báo cáo đề xuất với lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh để xem xét, tổ chức họp với cơ quan chủ trì soạn thảo và các sở, ngành, đơn vị liên quan để thảo luận đi đến thống nhất sau khi thảo luận, chuyên viên được bảo lưu ý kiến và trình bày rõ trong phiếu trình báo cáo lãnh đạo UBND tỉnh xem xét, quyết định.

3. Hồ sơ trình lãnh đạo UBND tỉnh gồm:

- Chuyên viên viết phiếu trình giải quyết công việc (theo mẫu) trình đích danh Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh có thẩm quyền giải quyết công việc, mỗi phiếu trình chỉ gửi trình một lãnh đạo UBND tỉnh; trong phiếu trình ghi rõ nội dung trình; tên cơ quan trình, ý kiến của các cơ quan liên quan, ý kiến đề xuất của chuyên viên theo dõi; ý kiến và chữ ký của lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực. (Trường hợp hồ sơ trình thuộc thẩm quyề quyết định của Chủ tịch UBND tỉnh nhưng có liên quan đến trách nhiệm của Phó Chủ tịch UBND tỉnh theo dõi ngành, lĩnh vực thì chuyên viên phải trực tiếp báo cáo xin ý kiến Phó Chủ tịch UBND tỉnh trước khi trình Chủ tịch UBND tỉnh).

- Các tài liệu liên quan: dự thảo văn bản trình ký; dự thảo hướng dẫn thi hành; tờ trình của cơ quan trình; ý kiến của cơ quan liên quan, bản tổng hợp ý kiến và giải trình về nội dung dự thảo văn bản, các tài liêu liên quan khác (nếu có).

- Chuyên viên chuyển văn thư ban hành văn bản lãnh đạo UBND tỉnh hoặc lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh đã ký theo thẩm quyền.

c. Quy định về trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký văn bản

1. Chuyên viên phải trực tiếp trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách ngành, lĩnh vực ký văn bản theo sự phân công, không được trình văn bản ký đến Phó Chủ tịch không phụ trách ngành, lĩnh vực khác khi chưa được sự uỷ quyền hoặc cho phép của Chủ tịch UBND tỉnh.

2. Tuyệt đối không trình ký văn bản trong các trường hợp sau: Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh đang tiếp khách, đang dự hội nghị, đang chuẩn bị đi công tác hoặc chưa nghiên cứu văn bản (trừ trường hợp đặc biệt cần xử lý).

3. Các cơ quan, đơn vị khác ngoài Văn phòng UBND tỉnh không được đến trực tiếp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh lấy chữ ký và sau đó đến văn thư để lấy dấu (trừ trường hợp đặc biệt được sự cho phép của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh).

d. Quy định về ban hành và quản lý văn bản đi

1. Văn bản đi phải qua văn thư vào sổ đăng ký công văn đi và phát hành theo quy định; trước khi phát hành văn bản, bộ phận văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản và chỉ được phát hành những văn bản đã được lãnh đạo UBND tỉnh hoặc lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh ký theo thẩm quyền. Bộ phận Văn thư chỉ lấy số văn bản khi đã nhận được File đính kèm văn bản đi của chuyên viên vào phầm mềm QLVB của Văn phòng.

2. Nghiêm cấm chuyên viên gửi văn bản trực tiếp cho tổ chức, đơn vị, cá nhân không qua văn thư, kể cả bản lưu của chuyên viên. Tất cả các văn bản đi khi phát hành phải vào sổ theo dõi có tên chuyên viên chịu trách nhiệm phát hành văn bản đó theo quy định.

3. Phòng Hành chính - Tổ chức chỉ in ấn văn bản, tài liệu phục vụ các cuộc họp, hội nghị khi đã được lãnh đạo UBND tỉnh, hoặc lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh ký ban hành hoặc có ý kiến đồng ý của lãnh đạo UBND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh.

4. Việc sao gửi văn bản thực hiện theo tinh thần chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, giảm bớt văn bản, giấy tờ hành chính; chỉ sao gửi các văn bản của Chính phủ, bộ ngành Trung ương trong những trường hợp cần thiết cho công tác chỉ đạo, điều hành; chủ động khai thác, tìm kiếm, nghiên cứu văn bản, tài liệu qua mạng internet và mạng nội bộ của Văn phòng UBND tỉnh.

Điều 17. Quy định về quy trình tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chính tại Bộ phận một cửa

Công chức, viên chức Bộ phận một cửa trong quá trình thực hiện công việc phải thực hiện nghiêm túc Quyết định số 20/2014/QĐ-UBND ngày 05/9/2014 của UBND tỉnh Quảng Bình, quy định về quy trình tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại Bộ phận một cửa, một cửa liên thông của các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh Quảng Bình.

Điều 18. Quy định về theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các quyết định của UBND tỉnh, văn bản, ý kiến chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh

- Căn cứ vào các quyết định của UBND tỉnh, các văn bản, ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra việc triển khai thực hiện của các sở, ban, ngành, đơn vị, địa phương theo ngành, lĩnh vực được phân công phụ trách.

- Chuyên viên theo dõi ngành, lĩnh vực có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc triển khai thực hiện của các sở ngành, đơn vị, địa phương; nếu phát hiện những khó khăn vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện, kịp thời báo cáo, đề xuất biện pháp tháo gỡ khó khăn với lãnh đạo UBND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh theo quy định.

Điều 19. Quy định về chế độ thông tin, báo cáo

- Báo cáo tuần: Trưởng các phòng khối nghiên cứu tổng hợp có trách nhiệm báo cáo tình hình công tác tuần cho lãnh đạo Văn phong vào chiều thứ 5 hàng tuần thông qua phòng Kinh tế Tổng hợp, để tổng hợp báo cáo phục vụ cuộc họp giao ban thứ 2 đầu tuần của UBND tỉnh. Nội dung báo cáo tóm tắt sự chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh liên quan đến lĩnh vực phụ trách, kết quả xử lý công việc trong tuần, những đề xuất, kiến nghị.

- Báo cáo tháng: Trên cơ sở báo cáo tuần, phòng Kinh tế Tổng hợp lập báo cáo tháng vào ngày 25 hàng tháng, trình Chánh Văn phòng UBND tỉnh về nội dung công tác chỉ đạo điều hành toàn diện các mặt của UBND tỉnh, những tồn tại, kiến nghị đề xuất, nhiệm vụ công tác tháng tiếp theo phục vụ cho phiên họp thường kỳ hàng tháng của UBND tỉnh.

- Báo cáo 6 tháng: Trưởng các phòng, ban, Giám đốc Trung tâm Tin học Công báo làm báo cáo sơ kết việc thực hiện nhiệm vụ chính trị của phòng, ban, đơn vị mình gửi về Trưởng phòng Hành chính Tổ chức để tổng hợp tham mưu cho Chánh Văn phòng UBND tỉnh làm báo cáo sơ kết công tác 6 tháng đầu năm của cơ quan. Báo cáo tóm tắt đánh giá ưu điểm, tồn tại, yếu kém trong thực hiện nhiệm vụ chuyên môn và phương hướng thực hiện nhiệm vụ của phòng, đơn vị trong 6 tháng cuối năm, những đề xuất, kiến nghị. Thời gian gửi báo cáo về phòng Hành chính Tổ chức trước ngày 20 tháng 6 hàng năm.

- Báo cáo năm: Trưởng các phòng, ban, Giám đốc Trung tâm Tin học Công báo làm báo cáo tổng kết năm việc thực hiện nhiệm vụ chính trị của phòng, đơn vị mình gửi về Trưởng phòng Hành chính Tổ chức để tổng hợp tham mưu cho Chánh Văn phòng làm báo cáo tổng kết công tác năm của cơ quan. Báo cáo phải đánh giá đầy đủ ưu điểm, tồn tại, yếu kém trong thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của phòng, đơn vị và phương hướng thực hiện nhiệm vụ của phòng, đơn vị trong năm tiếp theo, những đề xuất, kiến nghị; kèm danh sách đăng ký danh hiệu thi đua của tập thể, cá nhân năm sau và biên bản bình xét các danh hiệu thi đua khen thưởng của phòng, đơn vị mình. Thời gian gửi báo cáo về phòng HCTC trước ngày 10 tháng 12 hàng năm.

Điều 20. Quy định tổ chức các cuộc họp

1. Các cuộc họp định kỳ cơ quan gồm:

- Họp lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh và hội nghị cốt cán: tổ chức định kỳ hàng tháng hoặc khi cần thiết do Chánh Văn phòng UBND tỉnh chủ trì, quyết định.

- Hội nghị cơ quan: Hội nghị sơ kết công tác 6 tháng để kiểm điểm tình hình công tác 6 tháng đầu năm, triển khai thực hiện chương trình công tác 6 tháng cuối năm.

- Hội nghị tổng kết năm: Là Hội nghị cán bộ công chức toàn cơ quan để tổng kết kiểm điểm, đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác năm, thông qua chương trình công tác năm sau; các nội dung khác của hội nghị cán bộ công chức cơ quan theo quy định.

2. Định kỳ hoặc khi cần thiết, Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh được phân công phụ trách làm việc với từng phòng, đơn vị trong Văn phòng UBND tỉnh để nắm sâu tình hình hoạt động và chỉ đạo định hướng công tác cho từng phòng, đơn vị.

3. Ngoài các cuộc họp nói trên, lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh triệu tập các cuộc họp bất thường để phổ biến, triển khai các công việc đột xuất.

4. Trưởng các phòng, đơn vị chủ trì sinh hoạt theo quy định làm việc của phòng, đơn vị mình. Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh phụ trách có trách nhiệm theo dõi và tham gia dự các buổi sinh hoạt khi thấy cần thiết.

Điều 21. Quy định chế độ bảo mật, lưu trữ công văn, tài liệu

1. Thực hiện bảo mật, lưu trữ tài liệu theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước. Việc cung cấp thông tin, tài liệu của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh cho cơ quan, tổ chức, cá nhân phải được sự đồng ý cho phép của Chánh Văn phòng UBND tỉnh.

2. Việc phát ngôn và cung cấp thông tin thực hiện theo đúng quy định của UBND tỉnh. Cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng thuộc Văn phòng UBND tỉnh phải chấp hành nghiêm chỉnh về kỷ luật phát ngôn và giữ gìn bí mật nhà nước.

3. Định kỳ cuối năm chuyên viên các phòng, ban, đơn vị phải sắp xếp tài liệu năm, chuyển giao cho bộ phận lưu trữ của Văn phòng UBND tỉnh quản lý. Trong trường hợp do yêu cầu thay đổi vị trí công tác, nghỉ hưu, người quản lý tài liệu phải bàn giao cho người nhận công tác thay mình, hoặc người có trách nhiệm, hoặc giao cho bộ phận lưu trữ của Văn phòng UBND tỉnh quản lý và phải có biên bản giao nhận đầy đủ.

4. Công chức, viên chức phải chịu trách nhiệm về quản lý, sử dụng thiết bị máy tính, điện thoại được giao quản lý để thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, nhưng phải an toàn, bảo mật thông tin theo quy định. Nghiêm cấm việc sử dụng máy tính có kết nối internet để soạn thảo, lưu giữ các văn bản mật, thông tin có yếu tố mật.

Điều 22. Quy định về chế độ quản lý lao động

1. Về kỷ luật lao động: Thực hiện theo đúng quy định của Luật Cán bộ Công chức, Luật Viên chức và Bộ Luật Lao động.

2. Giờ làm việc: Buổi sáng bắt đầu từ 7h30’ đến 11h30’; buổi chiều từ 13h00’ đến 17h00’ (khi có sự thay đổi giờ làm việc sẽ có thông báo cụ thể).

3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh khi đi công tác, hay nghỉ việc phải báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh bằng văn bản và thông báo uỷ quyền giải quyết công việc cho một đồng chí Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh đi công tác hay nghỉ việc phải báo cáo Chánh Văn phòng UBND tỉnh để bố trí người thay thế.

4. Nghỉ việc riêng:

- Trưởng các phòng, ban, Giám đốc Trung tâm nghỉ 01 ngày trở lên phải báo cáo, xin phép Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh phụ trách trực tiếp và giao quyền cho Phó Trưởng phòng, ban, đơn vị điều hành hoạt động của phòng, ban, đơn vị trong thời gian vắng mặt.

- Phó Trưởng phòng, ban, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng nghỉ 01 ngày xin phép Trưởng phòng, ban; nghỉ từ 02 ngày trở lên phải xin phép Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực.

- Cán bộ, chuyên viên thuộc Trung tâm THCB nghỉ việc thì thực hiện theo Quy chế làm việc của Trung tâm THCB.

5.  Các chế độ nghỉ lễ, nghỉ phép, nghỉ ốm, thai sản, … thực hiện theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước.

6. Chế độ nghỉ phép hoặc nghỉ khác của cán bộ công chức, viên chức, người lao động được giải quyết theo quy định, khi nghỉ phép phải có đơn đề nghị, có ý kiến của Trưởng phòng, đơn vị, trình Chánh Văn phòng UBND tỉnh phê duyệt, Phòng Hành chính Tổ chức cấp giấy nghỉ phép và theo dõi. Cán bộ, chuyên viên Trung tâm THCB do Giám đốc Trung tâm quyết định.

7. Chế độ làm thêm giờ: Theo nguyên tắc cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng phải cố gắng hoàn thành công việc được giao trong thời gian ngày làm việc; trường hợp không thể hoàn thành công việc được giao trong thời gian ngày làm việc thì được bố trí làm việc trong ngày nghỉ thứ 7, chủ nhật, ngoài giờ hành chính và được chấm công thanh toán chế độ làm thêm giờ theo quy định. Trường hợp được cơ quan bố trí trực xử lý công việc vào ngày nghỉ thứ 7, chủ nhật, ngày Lễ, Tết thì được thanh toán chế độ làm thêm giờ theo quy định, nhưng không quá 200 giờ trong năm.

8. Phòng Hành chính – Tổ chức phối hợp với các phòng, đơn vị theo dõi các ngày nghỉ của cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng để làm cơ sở xem xét, đánh giá, nhận xét trong công tác thi đua khen thưởng và thực hiện chế độ công vụ theo quy định. Trung tâm THCB thực hiện theo Quy chế của đơn vị.

Điều 23. Quy định về chế độ quản lý, sử dụng tài sản, tài chính cơ quan

Cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng phải thực hiện nghiêm túc Nghị định 130/2000/NĐ-CP; Nghị định 43/2006/NĐ-CP của Chính phủ quy định về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và quản lý kinh phí  đối với cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và các quy định pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản, tài chính công; Quyết định số 510/QĐ-VPUBND ngày 29/3/2013 của Văn phòng UBND tỉnh về ban hành Quy chế chi tiêu nội bộ, quản lý sử dụng tài sản công của Văn phòng UBND tỉnh.

Điều 24. Quy định về lễ tân, tiếp khách

Khi có chương trình tiếp khách, làm việc với tổ chức, cá nhân trong, ngoài nước của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh; lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh chỉ đạo, phân công các phòng, đơn vị thuộc Văn phòng phối hợp với các sở, ban, ngành, đơn vị liên quan chuẩn bị các nội dung, điều kiện đón tiếp, thông tin về Đoàn công tác, bảo đảm an toàn, trọng thị, mời cơ quan truyền thông dự, đưa tin (nếu thấy cần thiết).

Điều 25. Quy định về công tác cải cách hành chính

Chánh Văn phòng UBND tỉnh là người phụ trách chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng UBND tỉnh; phân công một Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh phụ trách, theo dõi, chỉ đạo bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện cơ chế "một cửa" tại Văn phòng UBND tỉnh.

Điều 26. Quy định về chế độ đào tạo, bồi dưỡng, học tập

1. Các Phòng, ban, đơn vị khi xây dựng chương trình công tác hàng năm phải có nội dung về công tác đào tạo, bồi dưỡng, học tập chính trị, chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng. Việc bố trí đi học nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ khác phải phù hợp với công việc được giao và phục vụ cho công tác quy hoạch, quản lý, sử dụng cán bộ để từng bước chuẩn hoá, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức.

2. Cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng phải có kế hoạch học tập chính trị, chuyên môn nghiệp vụ phù hợp với nhiệm vụ được giao. Cán bộ công chức, viên chức, lao động hợp đồng có nguyện vọng đi học để nâng cao trình độ phải có đơn đề xuất và được tập thể lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh đồng ý.

3. Trường hợp học hệ vừa học vừa làm học tại địa phương, trong thời gian theo học phải có kế hoạch phối hợp đảm bảo hoàn thành công việc được giao. Nếu học tập trung dài hạn trong hoặc ngoài nước thì Trưởng phòng, ban, đơn vị phải có phương án bố trí cán bộ thay thế trình Chánh Văn phòng UBND tỉnh quyết định. Trung tâm THCB thực hiện theo thẩm quyền của Giám đốc.

Điều 27. Quy định về chế độ công khai, minh bạch thông tin

1. Hằng năm thông qua Hội nghị cán bộ công chức, lãnh đạo Văn phòng báo cáo công khai tình hình hoạt động của cơ quan theo quy định để thông qua đó, cán bộ công chức, viên chức, lao động hợp đồng nắm được tình hình tham gia quản lý và xây dựng cơ quan, đơn vị.

2. Những việc sau đây được công khai, minh bạch thông tin cho cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên trong cơ quan biết :

- Chủ trương, chính sách, Chỉ thị, Nghị quyết của Đảng và pháp luật của Nhà nước, của địa phương.

- Chương trình, kế hoạch công tác và kết quả thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan.

- Tuyển dụng, nâng ngạch, nâng bậc lương, bổ nhiệm, chuyển đổi vị trí công tác, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật và các chế độ chính sách khác đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong cơ quan.

- Bản kê khai tài sản, thu nhập cá nhân của những người có nghĩa vụ kê khai tài sản, thu nhập cá nhân theo quy định của pháp luật.

- Văn bản kết luận về việc giải quyết khiếu nại, tố cáo có liên quan đến nội bộ cơ quan Văn phòng UBND tỉnh.

- Quy chế, Quy định, Nội quy của cơ quan, đơn vị thuộc Văn phòng UBND tỉnh.

Điều 28. Quy định về giải quyết kiến nghị, khiếu nại, tố cáo trong cơ quan

1. Khi nhận được đơn thư kiến nghị, khiếu nại, tố cáo đối với cá nhân, tập thể thuộc Văn phòng UBND tỉnh, tuỳ theo nội dung kiến nghị, khiếu nại, tố cáo, Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh sẽ giao nhiệm vụ cho Trưởng phòng Hành chính Tổ chức và các bộ phận liên quan thực hiện thẩm tra, xác minh và báo cáo đề xuất để lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh xem xét, giải quyết.

2. Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh được phân công chỉ đạo giải quyết các kiến nghị, khiếu nại, tố cáo đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong cơ quan theo đúng thẩm quyền và các quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước. Kết quả giải quyết sẽ được công khai, minh bạch, rõ ràng trong cơ quan.

3. Trưởng các phòng, ban, đơn vị có trách nhiệm giải quyết các kiến nghị, khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền quản lý của phòng, ban, đơn vị mình; sau khi đã giãi quyết, xử lý, báo cáo kết quả cho lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh.

Điều 29. Quy định về chế độ thi đua, khen thưởng và kỷ luật

1. Về chế độ thi đua, khen thưởng: Căn cứ vào bản đăng ký danh hiệu thi đua của cá nhân và tập thể đầu năm; cuối năm, các phòng, ban, đơn vị thực hiện công tác bình xét các danh hiêu thi đua, khen thưởng theo quy định của Luật Thi đua, Khen thưởng và hướng dẫn của Ban Thi đua, khen thưởng tỉnh.

2. Về chế độ kỷ luật: Cán bộ công chức, viên chức, lao động hợp đồng nếu vi phạm kỷ luật lao động trong thực thi nhiệm vụ thì tuy mức độ sai phạm sẽ bị xử lý một hình thức kỷ luật theo quy định hiện hành.

3. Trưởng Phòng Hành chính Tổ chức có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng tổng hợp báo cáo Hội đồng Thi đua khen thưởng, Hội đồng Kỷ luật Văn phòng xem xét, quyết định theo thẩm quyền.

Nguồn: Quyết định số 33/QĐ-VPUBND ngày 08/01/2015