Cụ thể, các phòng, ban, trung tâm rà soát điều kiện, môi trường phòng làm việc đảm bảo an toàn tài liệu lưu tại phòng; sắp xếp tài liệu trong phòng làm việc ngăn nắp, khoa học; tắt các thiết bị điện khi không sử dụng; thực hiện đúng chế độ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan nhằm đảm bảo tập trung, an toàn.

Đối với Bộ phận Lưu trữ cơ quan, tiến hành rà soát điều kiện, môi trường Kho Lưu trữ bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ trong điều kiện thời tiết nắng nóng, trong đó chú ý công tác phòng cháy, chữa cháy và các biện pháp an toàn về điện tại Kho lưu trữ cơ quan; tổ chức sắp xếp khoa học hồ sơ, tài liệu trong Kho lưu trữ, thường xuyên kiểm tra để có biện pháp khắc phục, tránh nắng nóng chiếu ảnh hưởng trực tiếp đến hồ sơ, tài liệu, đảm bảo tốt môi trường trong Kho Lưu trữ theo quy định; thường xuyên kiểm tra thiết bị bảo quản tài liệu trong Kho Lưu trữ, hệ thống, phương tiện phục vụ công tác phòng cháy, chữa cháy; phòng trừ mối mọt, côn trùng đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ. Trường hợp xảy ra mối, mọt, cháy, nổ ảnh hưởng trực tiếp đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong các kho thì Bộ phận Lưu trữ chủ động, tích cực xử lý tại chỗ, hạn chế thấp nhất thiệt hại đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ, đồng thời báo cáo với Lãnh đạo Văn phòng để có biện pháp chỉ đạo kịp thời.

PV:NQ