1. Chức năng

Phòng Quản trị - Tài vụ có chức năng giúp lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh về công tác Quản trị - Tài vụ; quản lý kinh phí, dự toán được giao hàng năm, sử dụng các nguồn chi phục vụ hoạt động của Uỷ ban nhân dân tỉnh và Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh đúng chế độ, đúng Luật Ngân sách. Đảm bảo hậu cần, công tác lễ tân phục vụ, điều kiện cơ sở vật chất, phương tiện đi lại làm việc, phục vụ yêu cầu nhiệm vụ của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh và Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.

2. Nhiệm vụ và quyền hạn

2.1. Công tác Lễ tân, Quản trị

a) Chịu trách nhiệm bố trí phòng họp, trang trí hội trường, làm maket, sắp xếp bàn ghế cho các cuộc hội nghị, hội thảo; phục vụ lễ tân nước uống, chuẩn bị ăn nhẹ giữa giờ (nếu có)... trong suốt thời gian cuộc họp, hội nghị, hội thảo, sự kiện, lễ hội...được tổ chức tại Uỷ ban nhân dân tỉnh và Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.

b) Dọn dẹp, đảm bảo vệ sinh các vật dụng sau khi cuộc họp, hội nghị, hội thảo, sự kiện, lễ hội...kết thúc; vệ sinh phòng làm việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, lãnh đạo Văn phòng và các phòng họp, phòng tiếp khách; Bảo đảm vệ sinh, cảnh quan, môi trường, nơi làm việc và khu vực xung quanh trụ sở cơ quan.

c) Bố trí ăn nghỉ cho khách đến làm việc với Uỷ ban nhân dân tỉnh và Văn phòng theo đúng quy định; chuẩn bị quà tặng lưu niệm cho các cá nhân, tổ chức theo yêu cầu của Lãnh đạo tỉnh; bố trí nhân viên tiếp khách và đưa các đoàn đi tham quan khi khách đến thăm và làm việc tại Uỷ ban nhân dân tỉnh và Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh (nếu có).

d) Chuẩn bị các nghi lễ, nghi thức truyền thống tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh và khi có yêu cầu.

đ) Thực hiện kế hoạch tổ chức các hoạt động chào mừng các ngày lễ, tết trong năm (trang trí băng rôn, treo cờ, khẩu hiệu, trang trí cơ quan vào các ngày lễ, tết trong năm....).

e) Đảm bảo hậu cần cho các hoạt động của Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, lãnh đạo Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.

g) Phối hợp với phòng Nội chính - Văn xã chuẩn bị các thủ tục ra, vào sân bay cho Lãnh đạo tỉnh, lãnh đạo Văn phòng, đón, tiễn các đoàn cấp cao, bộ ngành Trung ương khi đến thăm và làm việc.

2.2. Công tác mua sắm, sửa chữa tài sản của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh

a) Lập kế hoạch mua sắm tài sản cố định, vật tư, thiết bị và công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm...phục vụ công tác của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, lãnh đạo Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh và chuyên viên.

b) Lập kế hoạch và tổ chức giám sát thực hiện việc sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ máy móc thiết bị: thang máy, hệ thống điện, nước, thiết bị phòng cháy, chữa cháy... hàng năm.

2.3. Công tác bảo vệ an ninh, an toàn trụ sở cơ quan

a) Cùng Ban Chỉ huy Quân sự cơ quan Văn phòng xây dựng phương án, kế hoạch và biện pháp bảo vệ cơ quan; tổ chức quản lý và hướng dẫn công an bảo vệ mục tiêu thực hiện các quy chế, quy định của cơ quan liên quan đến công tác bảo vệ trật tự, an ninh cơ quan.

b) Thực hiện nghiêm túc các quy định của nhà nước, quy định của cơ quan về công tác bảo vệ an ninh, trật tự và an toàn trụ sở cơ quan.

c) Hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, để xe ô tô, xe máy... đúng nơi quy định đảm bảo trật tự, an toàn, an ninh trong giờ làm việc.

d) Phối hợp với Đội Công an Bảo vệ mục tiêu kiểm soát người ra, vào đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn tài sản cơ quan.

đ) Theo dõi toàn diện hoạt động công tác tổ chức bảo vệ cơ quan.

2.4. Công tác phòng cháy, chữa cháy cơ quan

a) Chủ trì và phối hợp Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức tham mưu kiện toàn Ban Chỉ huy Phòng cháy chữa cháy cơ quan.

b) Định kỳ hàng năm phối hợp Công an tỉnh tổ chức tập huấn, bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng thực hiện nhiệm vụ PCCC cho Đội PCCC trong cơ quan.

c) Chịu trách nhiệm trong công tác tham mưu, hướng dẫn và thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy của cơ quan.

d) Chịu trách nhiệm tham mưu cơ sở hạ tầng, kỹ thuật về PCCC như mua sắm phương tiện PCCC, nguồn nước….

đ) Hàng năm, xây dựng phương án, phương tiện phòng cháy, chữa cháy và tổ chức hướng dẫn triển khai thực hiện cho cán bộ, công chức, viên chức cơ quan.

2.5. Công tác phòng chống lụt bão cơ quan

a) Chủ trì và phối hợp Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức tham mưu kiện toàn Ban Chỉ huy phòng chống lụt bão cơ quan.

b) Hàng năm, xây dựng phương án, phương tiện phòng chống lụt bão cơ quan.

c) Chịu trách nhiệm kiểm tra, sửa chữa và chuẩn bị các thiết bị và cơ sở vật chất để đảm bảo an toàn trước mùa mưa, bão.

d) Chủ động cung cấp đầy đủ, kịp thời cơ sở vật chất và cung ứng điện và quá trình khắc phục để cung cấp điện phục vụ cho hoạt động cơ quan.

2.6. Công tác quản lý tài chính

a) Quản lý toàn diện các loại kinh phí được ngân sách nhà nước cấp và các nguồn vốn hợp pháp khác thuộc quyền quản lý của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh theo quy định của pháp luật.

b) Lập dự toán thu, chi ngân sách của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh; tham mưu, xây dựng phương án phân bổ dự toán ngân sách (bao gồm cả điều chỉnh, bổ sung dự toán) cho các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Văn phòng sau khi được cấp có thẩm quyền giao, trình Chánh Văn phòng xem xét quyết định.

c)Theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát công tác quản lý tài chính, công tác lập dự toán thu, chi ngân sách hàng năm của các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh theo quy định của pháp luật.

d) Chịu trách nhiệm tổng hợp và quyết toán tình hình thực hiện thu, chi ngân sách của Văn phòng và các đơn vị sự nghiệp. Công khai ngân sách theo quy định của pháp luật.

đ) Chủ trì, phối hợp với các phòng, ban, trung tâm có liên quan xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh trình Chánh Văn phòng xem xét quyết định.

e) Đảm bảo kinh phí cho các hoạt động điều hành của Uỷ ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh và các đơn vị trực thuộc Văn phòng.

g) Thực hiện nghiêm túc các quy định về chế độ hạch toán kế toán, thống kê và chức năng nhiệm vụ của Kế toán trưởng.

h) Chịu trách nhiệm thực hiện chế độ, thủ tục, đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN...

i) Phối hợp phòng Hành chính - Tổ chức tham mưu, tổ chức thực hiện các chế độ chính sách về tài chính theo quy định của Nhà nước đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.

k) Lưu giữ, bảo quản hồ sơ, sổ sách, chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật.

2.7. Công tác quản lý tài sản

a) Quản lý toàn bộ tài sản hữu hình, vô hình có nguồn gốc hình thành từ ngân sách nhà nước và các nguồn hợp pháp khác thuộc quyền quản lý của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, bao gồm: trụ sở làm việc, phương tiện đi lại; máy móc thiết bị và các tài sản khác từ khi đưa vào sử dụng cho đến khi thanh lý tài sản.

b) Hàng năm hạch toán tăng, giảm tài sản và cuối năm tính giá trị hao mòn tài sản, mở sổ sách theo dõi tình hình biến động tài sản của cơ quan và các đơn vị trực thuộc; tổ chức kiểm kê tài sản.

c) Quản lý hồ sơ nhà đất, hồ sơ xây dựng công trình trụ sở cơ quan.

d) Tổ chức quản lý, vận hành các thiết bị âm thanh, máy móc thiết bị, máy nổ, hệ thống PCCC phục vụ chỉ đạo điều hành của Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh và lãnh đạo Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.

đ) Tổ chức quản lý, bảo dưỡng, nâng cấp hệ thống sân vườn và trong khuôn viên trụ sở làm việc của cơ quan.

e) Quản lý phòng Truyền thống, phòng Khánh tiết của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.

2.8. Đảm bảo phương tiện đi lại

a) Đảm bảo phương tiện đi lại bằng xe ô tô cho các hoạt động của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh và Văn phòng theo đúng quy định.

b) Tham mưu phương án huy động, bố trí xe phục vụ các đoàn công tác của Trung ương, của Lãnh đạo tỉnh khi có yêu cầu.

c) Quản lý xe theo đúng quy định, có trách nhiệm bảo quản giữ gìn xe sạch, đẹp, bảo đảm an toàn tuyệt đối khi đưa xe vào sử dụng, phục vụ với chất lượng cao.

d) Thực hiện các thủ tục về bảo hiểm trách nhiệm dân sự xe ô tô của Văn phòng UBND tỉnh.

đ) Sử dụng xe đúng mục đích, tiết kiệm nguyên nhiên liệu; nghiêm cấm việc tự ý điều xe, cho mượn xe khi chưa có ý kiến của lãnh đạo Văn phòng; Trường hợp đột xuất không kịp báo cáo với Lãnh đạo Văn phòng thì do Trưởng phòng quyết định và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng.

e) Lập kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ xe ô tô.

g) Lập và quản lý lý lịch từng xe, thực hiện chế độ ghi nhật trình hoạt động của từng xe.

2.9. Nhiệm vụ khác

Phối hợp với các phòng, ban, trung tâm thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trong quá trình tham mưu, giải quyết công việc liên quan và thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh và lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh giao.