Cụ thể, để đảm bảo an toàn hồ sơ, tài liệu trong mùa mưa, bão, lũ, Văn phòng UBND tỉnh yêu cầu các phòng, ban, trung tâm tuyên truyền, phổ biến quy định của pháp luật về công tác lưu trữ đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức và người lao động nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động về việc bảo quản an toàn hồ sơ, tài; nghiêm túc tham gia công tác phòng, chống lụt bão do cơ quan tổ chức. Trên cơ sở phương án phòng, chống lụt bão chung của cơ quan, các phòng, ban, trung tâm chủ động xây dựng phương án riêng; tăng cường việc theo dõi, kiểm tra bố trí trực để đảm bảo ứng cứu, xử lý nhanh nhất tình huống khẩn cấp xảy ra; đồng thời đề xuất bổ sung cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện bảo quản hồ sơ, tài liệu, bìa, hộp...; hạn chế các nguyên nhân gây hại tài liệu lưu trữ như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, côn trùng và điều kiện bảo quản, sử dụng tài liệu.

Bộ phận Lưu trữ cơ quan bố trí kho (phòng) lưu trữ hồ sơ, tài liệu ở địa điểm thuận tiện; tăng cường kiểm tra việc chống thấm, dột, thông gió nhằm bảo quản tài liệu lưu trữ không bị ướt, ẩm mốc, mối mọt gây hư hỏng tài liệu lưu trữ; chủ động theo dõi, cập nhật diễn biến về mưa, bão, lũ trên phương tiện thông tin đại chúng để chủ động bảo vệ, bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ, hạn chế thiệt hại do mưa, bão, lũ gây ra.
Bên cạnh đó, các phòng, ban, trung tâm tham mưu, đề xuất phương án cải tạo, nâng cấp phòng, kho lưu trữ tài liệu theo đúng quy định nhằm bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ; kịp thời báo cáo trường hợp hồ sơ, tài liệu bị hư hỏng, mất mát do mưa, bão, lũ gây ra để có sự chỉ đạo và tìm biện pháp khắc phục thiệt hại.

PV Hồng Mến